Die Kontierung ist ein wichtiger Schritt im Rahmen der Buchhaltung, da sie die Grundlage für eine korrekte Verbuchung bildet. Eine fehlerhafte Kontierung kann zu ungenauen oder falschen Auswertungen führen und somit das Controlling beeinträchtigen. Es ist daher wichtig, dass die Kontierung sorgfältig durchgeführt wird und alle relevanten Daten erfasst werden, wie beispielsweise die Art des Geschäftsvorfalls, die Höhe des Betrags sowie die unterschiedlich anfallenden Buchungen bei internen und externen Rechnungen. Zudem ist eine korrekte Kontierung Voraussetzung für die Steuererklärung. Wir erklären, worauf Sie achten müssen und erläutern die wichtigsten Aspekte.
Definition: Kontierung
Kontierung bezeichnet in der Buchhaltung das Zuordnen von Geschäftsvorfällen zu den entsprechenden Konten. Dabei werden die betrieblichen Vorgänge aufgrund ihres sachlichen Zusammenhangs und ihrer rechtlichen Bedeutung bestimmten Konten zugeordnet.
Grundlage der Buchführung: korrekte Kontierung
Die Kontierung spielt eine sehr wichtige Rolle in der Buchhaltung. Sie ist Teil des Buchführungsprozesses und bezeichnet das Zuordnen von Geschäftsvorfällen zu den entsprechenden Konten im Kontenrahmen. Durch die korrekte Kontierung wird sichergestellt, dass alle Geschäftsvorfälle systematisch erfasst werden und eine lückenlose Dokumentation besteht. Die Kontierung bildet somit die Grundlage für die Erstellung von Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen sowie für die Auswertung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen. Eine fehlerhafte oder unvollständige Kontierung kann zu falschen Ergebnissen führen und hat daher erhebliche Auswirkungen auf die gesamte Buchhaltung.
Rechnungen und Belege kontieren: nötige Angaben
Bei der Kontierung von Geschäftsvorfällen in der Buchhaltung müssen auf einem Beleg bestimmte Angaben gemacht werden. Dabei handelt es sich in erster Linie um Informationen, die für eine eindeutige Zuordnung des Vorgangs zu einem bestimmten Konto im Kontenrahmen notwendig sind.
Dazu zählen beispielsweise das Datum des Geschäftsvorfalls, die Art des Vorgangs (z.B. Einkauf, Verkauf, Lohnzahlung etc.), der Betrag sowie gegebenenfalls weitere Details wie Steuersätze oder Währungen.
Darüber hinaus ist es wichtig, dass der Beleg eindeutig identifizierbar ist und alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. So muss beispielsweise eine korrekte Rechnungsnummer angegeben werden, wenn es sich um einen Einkauf oder Verkauf handelt. Auch müssen die Namen und Adressen der beteiligten Parteien sowie gegebenenfalls ihre Steuernummern vermerkt sein.
Im Überblick — Folgende Angaben sollten in der Regel bei der Kontierung auf dem Beleg gemacht werden, um eine korrekte Buchhaltung zu gewährleisten:
- Datum Geschäftsvorfall
- Betrag
- Art des Vorfalls
- Steuersätze
- Rechnungsnummer
- Name, Adresse, Steuernr. der Beteiligten
Gerne unterstützen wir von ACCON-RVS Ihr Unternehmen bei der Kontierung für die Buchhaltung.
Grundlage für gute Kontierung: Der Kontenplan
Der Kontenplan ist ein System von Konten, die in der Buchhaltung verwendet werden, um Geschäftsvorfälle systematisch zu erfassen und zu dokumentieren. Er dient als Grundlage für die Kontierung und bildet somit das Herzstück der Buchführung. Der Plan besteht aus einer Liste von Kontennummern und -bezeichnungen, die nach bestimmten Kriterien geordnet sind.
Es gibt verschiedene Arten von Kontenplänen, wie beispielsweise den Industriekontenrahmen (IKR) oder den DATEV-Kontenrahmen. Viele Unternehmen orientieren sich an daran. Jedoch unterscheiden sich Unternehmenskontenpläne in ihrer Struktur und ihrem Umfang, je nach Branche und Unternehmensgröße. Einige Kontenpläne können auch spezifische Anforderungen erfüllen, wie etwa steuerrechtliche Bestimmungen oder internationale Standards.
Ein Kontenplan ist notwendig für eine korrekte Kontierung, da er die Grundlage für die Zuordnung von Geschäftsvorfällen zu den entsprechenden Konten im Buchhaltungssystem bildet.
Durch die Verwendung eines standardisierten Kontenplans wird zudem sichergestellt, dass alle betrieblichen Vorgänge auf dieselbe Art und Weise erfasst werden und somit eine lückenlose Dokumentation gewährleistet ist. Ein gut strukturierter und aktueller Kontenplan kann zudem Zeit sparen und eine effiziente Buchführung ermöglichen.
Vorkontierung für die Buchhaltung bei hohem Aufkommen von Geschäftsvorfällen
Bei der Vorkontierung werden Geschäftsvorfälle bereits vorab grob den entsprechenden Konten zugeordnet, um eine schnellere und effizientere Verbuchung zu ermöglichen. Hier wurde lange Zeit gerne der praktische Stempel für die auszufüllenden Felder genutzt. Auf dem Beleg wurden die ersten Angaben dann handschriftlich gemacht. Inzwischen nutzen Buchhalter immer häufiger EDV-Aufkleber.
Die Feinkontierung erfolgt dann erst später im Rahmen der eigentlichen Buchhaltung. Durch die Vorkontierung wird somit Zeit gespart und eine schnellere Bearbeitung der Buchführung ermöglicht. Allerdings muss auch hierbei darauf geachtet werden, dass alle relevanten Informationen auf dem Beleg vermerkt sind und eine eindeutige Zuordnung zu einem bestimmten Konto möglich ist. Dieser Prozess ist besonders dann sinnvoll, wenn durch komplexe Unternehmensstrukturen und verzweigte Kontenpläne eine große Zahl an Rechnungen und Belegen kontiert werden muss.
Beispiel für Vorkontierung
Ein praktisches Beispiel dafür wäre etwa eine Rechnung von einem Lieferanten. Hierbei könnte man bereits vorab die Kosten dem Konto “Wareneinkauf” zuordnen, ohne jedoch bereits die genaue Aufteilung auf verschiedene Warengruppen oder Steuersätze festzulegen.
Als Dienstleister für das Outsourcing von Kontierung zur Vorbereitung der Buchhaltung sichten wir Ihre vorkontierten Belege und übernehmen sowohl die Feinkontierung als auch die weiteren Aufgaben der Buchhaltung für Sie.
Der Buchungssatz
Die Kontierung und der Buchungssatz sind eng miteinander verbunden. Wie bereits erwähnt, bezeichnet die Kontierung das Zuordnen von Geschäftsvorfällen zu den entsprechenden Konten im Kontenrahmen Währenddessen beschreibt der Buchungssatz die eigentliche Verbuchung dieser Vorgänge auf den jeweiligen Konten schriftlich.
In unserem Beispiel für eine Lieferanten-Rechnung würde bei der Kontierung diese Rechnung dem Konto “Wareneinkauf” zugeordnet werden. Beim Buchungssatz wird dann der Betrag der Rechnung auf dem Konto “Wareneinkauf” gebucht und das Bankkonto des Unternehmens belastet, da die Rechnung bezahlt wurde. Der Buchungssatz ist die schriftliche Dokumentation dieser Buchung. Es müssen pro Beleg immer mindesten zwei Buchungen erzeugt werden: eine Soll- und eine Haben-Buchung.
In manchen Fällen kann es notwendig sein, mehrere Belege für einen Buchungssatz zu verwenden. Ein Beispiel dafür wäre ein Gehaltszahlungsprozess, bei dem sowohl Gehalts- als auch Lohnabrechnungen ausgestellt werden müssen. Hierbei werden in der Regel zwei Belege benötigt - einer für die Lohnabrechnungen und einer für die Gehaltsabrechnungen. Beide Belege enthalten unterschiedliche Informationen wie etwa die Anzahl der Stunden oder den Bruttolohn und müssen daher getrennt voneinander verbucht werden.
Es können auch mehrere Buchungen auf der Soll- oder Haben-Buchung nötig sein. Werden Umsatz- oder Vorsteuer auf eine Rechnung fällig, so muss die Steuer getrennt als Haben-Buchung erfasst erden.
Eingangsrechnung korrekt kontieren für einen akkuraten Buchungssatz
Beim Kontieren einer Eingangsrechnung gibt es einige wichtige Dinge zu beachten, damit auch der Buchungssatz korrekt abgebildet wird. Diese Punkte sollten Sie berücksichtigen:
- Überprüfen Sie die Rechnungsdaten: Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferantendetails und Belegnummer korrekt sind.
- Prüfen Sie die Rechnungsinhalte: Vergewisseren Sie sich, dass alle postierten Positionen auf der Rechnung korrekt und angemessen sind. Überprüfen Sie die Menge, den Preis und gegebenenfalls andere relevante Informationen.
- Verwenden Sie den richtigen Kontenrahmen: Entscheiden Sie, auf welches Konto jede postierte Position auf der Rechnung verbucht werden sollte. Dies hängt von der Art der Ausgaben und dem festgelegten Kontenplan Ihres Unternehmens ab.
- Dokumentieren Sie die Kontierung: Dies kann durch die Verwendung eines Buchungssystems oder einer Kontierungsmaske erfolgen. Eine klare und konsistente Dokumentation ist wichtig, um Buchhaltungsfehler zu vermeiden und die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
- Beachten Sie steuerliche Vorschriften: Bei der Kontierung von Eingangsrechnungen müssen auch steuerliche Vorschriften berücksichtigt werden. Stellen Sie sicher, dass die Umsatzsteuer korrekt behandelt wird und dass eventuelle steuerliche Besonderheiten berücksichtigt werden, wie etwa die mehrfachen Buchungen auf der Soll- oder Haben-Buchung.
- Prüfen Sie die Zahlungsbedingungen: Überprüfen Sie die vereinbarten Zahlungsbedingungen auf der Rechnung und überweisen Sie den offenen Betrag fristgerecht.
- Archivieren Sie die Eingangsrechnung: Sorgen Sie dafür, dass Sie die originalen Eingangsrechnungen sicher archivieren, um sie bei Bedarf leicht wiederfinden zu können. Dies ist wichtig für spätere Kontrollen, Prüfungen oder andere Prozesse. Als BPO-Dienstleister können wir Sie beim digitalen Dokumentmanagement mit moderner Technologie und strukturierter Methodik unterstützen.
Kontierung auslagern: 3 gute Gründe
Das Outsourcing der Kontierung an einen Dienstleister bietet Ihrem Unternehmen viele Vorteile. Accon-RVS ist Ihr erfahrener Partner für Business Process Outsourcing. Ob Monatsabschluss, externe Debitorenbuchhaltung oder Kontierung: Wir unterstützen Sie gerne als externer Partner im Rahmen des Buchaltungs-Outsourcings.
Zeit und Ressourcen sparen
Zum einen können sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und Zeit und Ressourcen sparen, die sonst für die Buchhaltung aufgewendet werden müssten. Der Dienstleister übernimmt sämtliche Aufgaben im Bereich der Kontierung, wie das Zuordnen von Geschäftsvorfällen zu den entsprechenden Konten im Kontenrahmen oder das Erstellen von Buchungssätzen.
Expertise & Aktualität
Ein weiterer Vorteil ist die Expertise des Dienstleisters. Ein professioneller Anbieter verfügt in der Regel über umfassende Kenntnisse im Bereich der Buchhaltung und ist mit den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen sowie den neuesten Technologien vertraut. Dadurch können Fehler vermieden werden und eine hohe Qualität bei der Buchführung gewährleistet werden.
Kostenersparnis
Die Auslagerung der Kontierung kann zudem Kosten sparen. Unternehmen müssen keine eigenen Mitarbeiter einstellen oder Schulungen durchführen, um eine korrekte Buchführung sicherzustellen. Stattdessen wird die Arbeit an einen Dienstleister delegiert, der seine Leistungen zu einem festgelegten Preis anbietet.
Outsourcing der Kontierung: Ihre Vorteile mit ACCON-RVS
ACCON-RVS bietet Ihnen als Teilleistung der Finanzbuchhaltung eine sorgfältige Kontierung, wodurch Sie wertvolle Ressourcen für Ihr Kerngeschäft sparen. Mit über 90 Mitarbeitern, die Experten auf dem Gebiet der Buchhaltung sind, stehen wir flexibel für Sie zur Verfügung. In diesem Zusammenhang haben Sie zudem die Möglichkeit, das Outsourcing Ihres Controllings mit uns als Partner durchzuführen. Sie wollen mehr über unsere Outsourcing-Dienstleistungen erfahren? Dann kontaktieren Sie uns! Wir beraten Sie gerne persönlich.