Für junge Unternehmen gibt es eine Reihe von Fragen, die sie sich bei der grundlegenden Organisation ihrer Buchhaltung stellen: — Zum Beispiel, Was sind Kostenarten? Oder: Nach welchen Grundsätzen sollte ich Kosten aufteilen, um sie sinnvoll auszuwerten? Schließlich ist die Kategorisierung von Kostenarten ein wichtiger Aspekt von Buchhaltung und Controlling. Denn eine korrekte Zuordnung ermöglicht eine präzise Analyse der Unternehmensausgaben und hilft bei der Entscheidungsfindung.
Erfahren Sie hier, welche Bedeutung eine richtige Gliederung von Kostenarten für Ihr Unternehmen hat und welche Vorteile sich daraus ergeben können. Denn nur wer seine Ausgaben genau kennt, kann auch gezielt Einsparungen vornehmen und somit langfristig erfolgreich sein.
Definition: Kostenarten
Kostenarten sind eine zentrale Klassifizierungsmethode für Kosten in der betrieblichen Buchhaltung und im Controlling. Sie dienen dazu, die verschiedenen Arten von Kosten in einem Unternehmen zu identifizieren und zu kategorisieren. Die Einteilung in Kostenarten hilft dabei, eine bessere Transparenz über die Kostenstruktur eines Unternehmens zu erhalten und erleichtert die Analyse, Planung und Kontrolle der Kosten.
Kostenarten im Rechnungswesen: Primäre und Sekundäre Kostenarten
Bevor Sie Ihre Kostenarten im Detail kategorisieren, lohnt eine Aufteilung in primäre und sekundäre Kostenarten. Die beiden Hauptkategorien unterscheiden sich in der Art und Weise, wie Kosten in einem Unternehmen oder einer Organisation klassifiziert und erfasst werden.
Primäre Kostenarten
Primäre Kostenarten sind Kosten, die direkt mit der Produktion von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen verbunden sind. Sie sind grundlegende und unmittelbare Kosten und sind leicht zu verfolgen. Die Primärkosten werden im Kostenartenplan festgehalten.
Beispiele für primäre Kostenarten:
- Materialkosten
- Arbeitskosten
- Maschinenkosten
Sekundäre Kostenarten
Sekundäre Kostenarten werden auch als indirekte Kosten bezeichnet. Im Gegensatz zu den primären Kostenarten können sie nicht direkt einem einzelnen Produkt oder einer Dienstleistung zugeordnet werden. Diese Kosten sind für die Gesamtleistung des Unternehmens verantwortlich und betreffen häufig mehrere Produkte oder Abteilungen. Die Sekundärkosten werden im Kostenstellenplan festgehalten.
Beispiele für sekundäre Kostenarten:
- Gemeinkosten
- Verwaltungskosten
- Vertriebskosten
Der Hauptunterschied zwischen primären und sekundären Kostenarten liegt also in der direkten Zuordnung zu Gütern oder Dienstleistungen. Beide Arten von Kostenarten sind jedoch wichtig, um ein umfassendes Verständnis der Kostenstruktur eines Unternehmens zu erhalten.
Welche Kostenarten gibt es?
Ob primäre oder sekundäre Kosten, die unterschiedlichen Kostenarten sollten dem Unternehmensmodell entsprechend aufgeteilt werden und für die weitere Buchhaltung sinnvoll strukturiert sein. Als Unternehmen haben Sie verschiedene Möglichkeiten der Gliederung, je nachdem, was am besten zu Ihrem Geschäftsmodell passt. Es gibt 5 Kriterien, die man bei der Zuordnung zurate ziehen kann, um einen sinnigen Kostenartenplan zu erstellen.
Die Kriterien der Zuordnung im Überblick:
- Nach Produktionsfaktoren: In welchem Verhältnis stehen die Kosten zum Produkt? Dazu gehören z.B. Personalkosten, direkt notwendige Materialkosten oder Betriebsmittelkosten
- Nach Funktionsbereich: Welchem Bereich im Betrieb können die Kosten zugeordnet werden? Hier kann man z.B. Fertigungskosten für Güter, Vertriebskosten und Beschaffungskosten unterteilen.
- Nach Art der Verrechnung: Können die Kosten einem Kostenträger direkt zugeordnet werden? Dann sind es Einzelkosten, andernfalls Gemeinkosten.
- Nach Art der Kostenerfassung: Werden die Kosten mit gleichem Aufwand in Gewinn-und Verlustrechnung Verbucht oder nur intern angesetzt. Hier unterscheidet man aufwandsgleiche und kalkulatorische Kosten.
- Nach Verhalten bei Beschäftigungsschwankungen: Bleiben die Kosten konstant, auch bei Änderungen im Ablauf, sprechen wir von Fixen Kosten (z.B. Zinsen, Mietkosten), andernfalls von variablen Kosten (z.B. die Stromrechnung)
In der Praxis werden verschiedene Kriterien angewendet, um alle Kostenarten abzubilden und den entsprechenden Konten zuzuordnen.
Einige bekannte Kostenarten in der Übersicht
- Fixe Kosten: Sie sind unabhängig von der Produktionsmenge oder dem Umsatz des Unternehmens. Sie bleiben relativ konstant, unabhängig davon, wie viele Produkte oder Dienstleistungen produziert oder verkauft werden. Beispiele hierfür sind Mietkosten, Versicherungsprämien oder Grundgehälter.
- Variable Kosten: Kosten, die direkt von der Produktionsmenge oder dem Umsatz abhängen. Wenn die Produktion oder der Umsatz steigt, steigen auch die variablen Kosten. Ein typisches Beispiel hierfür sind Materialkosten.
- Gemeinkosten: Kosten, die nicht direkt einem bestimmten Produkt oder einer bestimmten Dienstleistung zugeordnet werden können. Sie fallen für das Unternehmen als Ganzes an und werden daher auf verschiedene Produkte oder Kostenstellen verteilt. Dazu gehören beispielsweise Verwaltungskosten oder gemeinsam genutzte Betriebsmittel.
- Einzelkosten: Kosten, die direkt einem bestimmten Produkt, einer Dienstleistung oder einem Projekt zugeordnet werden können. Sie lassen sich leicht einem spezifischen Kostenobjekt zuordnen.
- Umlagekosten: Kosten, die von einem Kostenzentrum auf andere Kostenstellen oder Produkte umgelegt werden, um eine gerechtere Verteilung der Gemeinkosten zu ermöglichen.
Die genaue Definition und Unterteilung der Kostenarten können je nach Unternehmen und Branche variieren. Eine sorgfältige Kostenaufteilung und -analyse hilft der Transparenz und ist notwendig, um fundierte Entscheidungen im Unternehmen zu treffen und die Rentabilität zu optimieren. Viele Unternehmen nutzen Outsourcing für ihr Controlling, damit sie sich auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren können.
Kostenarten: Beispiel Busreise-Unternehmen
Eine Reiseunternehmen mit eigenen Bussen, welches Fahrten, Sehenswürdigkeiten und Hotels für die Kunden organisiert, könnte folgende Aufwendungen als Kostenarten anführen:
- Personalkosten für Reiseleiter, Fahrer und Reisebüromitarbeiter
- Kosten für Reparaturen und Instandhaltung von Fahrzeugen
- Büromiete
- Reisekosten (Übernachtungsrechnungen für Reisebegleiter und Fahrer)
- Werbekosten (u.U. Materialkosten, Agenturkosten bei Auslagerung, Personalkosten der Marketingabteilung, Gebühren für Werbeplatzierung)
Je nach Kategorisierung können die unterschiedlichen Aufwendungen Als Gemein- oder Einzelkosten, aber auch auch als Fix- oder variable Kosten eingestuft werden.
Kostenartenbildung: Grundsätze für Unternehmen
Wenn es darum geht, die Kostenarten für das Unternehmen zu bestimmen, sollten Unternehmer sich auf einige Grundsätze berufen und diese abprüfen, um einen korrekten Kostenartenplan zu erstellen. Zum einen sollten die Kategorien alle Kosten des Unternehmen vollständig erfassen. Zudem sollten die Kostenarten so gewählt werden, dass Sie zur Prüfung der Wirtschaftlichkeit des Unternehmens geeignet sind. Überflüssige Einteilungen sollten vermieden werden.
Außerdem sollten die Kostenarten so aufgeteilt werden, dass sich die Kostenartenrechnung nahtlos in das weitere Rechnungswesen einfügt. Auch der Kontenplan sollte eine passende Gliederung aufweisen, sodass bei der Kontierung direkt das Konto angesprochen wird, das den jeweiligen Kosten zugeordnet ist. Beachten Sie auch: Gewisse Kosten ergeben sich nicht aus realen Zahlungen. Diese Anderskosten, oder auch kalkulatorischen Kosten, müssen bei der Kostenartenbildung entsprechend gekennzeichnet werden.
Abgrenzung zu Kostenträger und Kostenstelle
Was sind Kostenarten im Vergleich zur Kostenstelle oder zum Kostenträger? Die drei Begriffe spielen im Rechnungswesen zusammen, sodass es leicht zur Verwechslung kommen kann. Alle drei beschreiben einen Aspekt der Kosten. Während die Kostenarten Kriterien zur Kategorisierung von Kosten darstellen, stehen Kostenstellen für den Bereich im Unternehmen, an dem die Kosten anfallen, etwa eine bestimmte Abteilung. Der Kostenträger ist der Verursacher der Kosten, also eine Dienstleistung, ein Produkt oder Projekt, durch die Kosten anfallen.
Beispiel
Fallen zum Beispiel bei einem Projekt der Marketing-Abteilung Kosten für Flyer an: Dann ist das Flyer-Projekt der Kostenträger, die Marketing-Abteilung die Kostenstelle und die Flyer gehören zur Kostenart Materialkosten.
Die Kostenartenrechnung
Die Werte der Kosten werden auf die verschiedenen Kostenarten verteilt. Als Datenlieferant für weitere Teilrechnungen wie die Kostenrechnung oder Leistungsrechnung kann die Kostenartenrechnung bereit einen Überblick über die Kostenstruktur des Unternehmens geben. Außerdem zeigt sie im Zeitverlauf, wie sich die Beträge entwickeln. Eine Kostenartenrechnung mit Erfolgskontrolle sieht wie folgt aus:
Erlöse des Unternehmens - Kosten des Unternehmens = Betriebsergebnis
Korrekte Buchhaltung dank Kostenarten
Auch wenn die Kategorisierung der Kosten nur einen kleinen Teil der Buchhaltung ausmacht, so ist sie doch ein Grundstein für die effiziente, korrekte Verrechnung. Deshalb sollten sich Unternehmen einen Kostenartenplan zusammenstellen, der die weitere Verrechnung erleichtert. Gerade in Unternehmen mit vielen unterschiedlichen Kostenstellen und Kostenträgern unterstütz die Strukturierung der Kosten das Controlling und die weitere Buchhaltung.
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