Monatsabschluss in der Buchhaltung

Effektiv den finanziellen Erfolg im Blick behalten

Der Monatsabschluss ist für die Buchhaltung ein effektives Mittel, um der Geschäftsführung, Controlling und weiteren Verantwortlichen einen stets aktuellen Blick über die finanzielle Situation des Unternehmens zu geben. Monat für Monat werden die Belege des Unternehmens im Vormonat gesammelt, um so den Monatsabschluss festzuhalten. Oftmals fehlen jedoch zeitliche oder personelle Kapazitäten, um diese mühsame Aufgabe der Buchführung effektiv durchzuführen.

In unserem Artikel erfahren Sie, was der Monatsabschluss ist, welche Vorteile er für KMUs und große Unternehmen bereithält und wo die Herausforderungen liegen. Darüber hinaus erläutern wir, wie Unternehmen mittels dem Buchhaltung-Outsourcings zu einem externen BPO-Dienstleister wie der ACCON-RVS zeitlichen Ressourcen sparen können, um sich auf das Tagesgeschäft zu konzentrieren und Engpässe zu überbrücken.

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Definition: Monatsabschluss der Finanzbuchhaltung

Was ist der Monatsabschluss eigentlich genau und welche Aufgaben umfasst er? Kurz gesagt: Ein Monatsabschluss in der Buchhaltung bezieht sich auf den Prozess der finanziellen Abrechnung am Ende eines jeden Monats. Er besteht aus der Auflistung verschiedener Daten der Finanzbuchhaltung in Form von Belegen des Vormonats sowie der Überprüfung und dem Abgleich mit der bestehenden Dokumentation. Er ist wie Quartalsabschlüsse und der Halbjahresabschluss eine Unterform des Jahresabschlusses.

Sie fragen sich womöglich, wer einen Monatsabschluss erstellen muss? Grundsätzlich niemand: Verpflichtend ist der Monatsabschluss, anders als der Jahresabschluss, für Unternehmen nicht. Lediglich börsennotierte Unternehmen sind zu der Abgabe eines Halbjahresabschlusses rechtlich verpflichtet. Um jedoch flexibel auf Risiken reagieren zu können oder den verpflichtenden Abschlussbericht regelmäßig vorzubereiten, lassen börsennotierte Unternehmen, aber auch andere Firmen mit vielen Geschäftsvorfällen, den Monatsabschluss von ihrer Buchhaltungen erstellen. Für Unternehmen, die durch Existenz-Neugründung zu einer Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet sind, macht die Erstellung des Monatsabschlusses ebenfalls Sinn.

Wieso ist der Monatsabschluss für Controlling und Geschäftsführung sinnvoll?

Kleine und mittelständische Unternehmen ebenso wie große Organisationen profitieren von dem regelmäßigen Einblick in die finanzielle Situation der Firma: Risiken sowie Chancen für strategische Entscheidungen lassen sich dank des Monatsabschlusses, der durch die Buchhaltung erstellt wird, abwägen. Eventuelle finanzielle Komplikationen werden durch den Prozess jeden Monat frühzeitig erkannt – so können Verantwortliche der Geschäftsführung und im Controlling rechtzeitig handeln.

Darüber hinaus bietet der Monatsabschluss durch die Finanzbuchhaltung folgende Vorteile:

  • umfängliche Planungssicherheit
  • nachhaltige Entscheidungsfindung für Unternehmensstrategien
  • regelmäßiges Qualitätsmanagement
  • aktives Risikomanagement
  • Grundstein für den Quartals-, Halbjahres- und Jahresabschluss
Besprechung des Monatsabschlusses in der Buchhaltung mithilfe von Statistiken und Diagrammen auf verschiedenen Geräten

Den Monatsabschluss richtig erstellen: Darauf sollte man achten

Wird der Monatsabschluss erstellt, bedarf es meist der Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen, um die entsprechenden Unterlagen zusammenzutragen: Der Monatsabschluss in der Buchhaltung umfasst mehrere Schritte, um eine genaue und vollständige Erfassung der finanziellen Aktivitäten sicherzustellen.

  1. Vollständigkeitskontrolle und Organisation: Im ersten Schritt werden alle relevanten Unterlagen und Dokumente überprüft, um sicherzustellen, dass nichts fehlt. Dies umfasst Rechnungen, Belege, Kontoauszüge und andere relevante Aufzeichnungen. Anschließend werden sie ordnungsgemäß gesammelt und geordnet, um eine systematische Verarbeitung zu gewährleisten.
  2. Periodengerechte Abgrenzung: Im nächsten Schritt erfolgt die periodengerechte Abgrenzung der Geschäftsvorfälle. Das bedeutet, dass Einnahmen und Ausgaben dem richtigen Zeitraum zugeordnet werden, unabhängig davon, wann die Zahlungen tatsächlich erfolgen. Dies gewährleistet eine korrekte Abbildung der finanziellen Aktivitäten innerhalb des entsprechenden Berichtszeitraums.
  3. Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV): Bei der doppelten Buchführung folgt die Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung. Hier werden die Erträge und Aufwendungen gegenübergestellt, um den Gewinn oder Verlust des Unternehmens für den entsprechenden Monat zu ermitteln. Diese Rechnung bietet wichtige Informationen über die finanzielle Leistungsfähigkeit des Unternehmens.
  4. Berechnung der abzuführenden Umsatzsteuer: Im vierten Schritt erfolgt die Berechnung der Umsatzsteuer, die das Unternehmen an das Finanzamt abführen muss. Dies basiert auf den Umsätzen und Ausgaben des Unternehmens und den geltenden Steuersätzen. Eine korrekte Berechnung der Umsatzsteuer ist wichtig, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
  5. Erstellung der Bilanz: Im fünften und letzten Schritt wird die Monatsbilanz erstellt. Hierbei werden die Monatsumsätze aller Buchführungskonten auf die Konten des Hauptbuches übertragen. Dies ermöglicht einen umfassenden Überblick über die finanzielle Position des Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Die Monatsbilanz zeigt die Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und das Eigenkapital des Unternehmens und liefert wichtige Informationen für die Geschäftsleitung und das Controlling.

Herausforderungen bei der Erstellung

Der Prozess der monatlichen Abschluss-Erstellung birgt neben vielen Vorteilen für die Unternehmungsführung allerdings auch Herausforderungen. Beim Monatsabschluss muss sich die Buchhaltung häufig den folgenden Problemen stellen:

  • Zeitliche Ressourcen: Der Monatsabschluss erfordert eine umfassende Erfassung und Analyse der Finanzdaten. Oft müssen Buchhaltungsteams mit knappen Fristen arbeiten, um den Abschluss innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens abzuschließen. Zeitliche Engpässe können die Genauigkeit und Vollständigkeit der Arbeit beeinträchtigen.
  • Compliance-Anforderungen: Finanzteams müssen bei der Erstellung des Monatsabschlusses eine Vielzahl von Rechnungslegungsstandards, Vorschriften und Steuergesetzen beachten. Diese Bestimmungen ändern sich häufig und erfordern eine kontinuierliche Weiterbildung der Buchhaltungsteams, um auf dem neuesten Stand zu bleiben. Die Einhaltung dieser Vorschriften kann eine Herausforderung darstellen und erfordert sorgfältige Prüfung und Überwachung.
  • Datenintegration und -konsistenz: Bei der Erstellung des Monatsabschlusses durch die Buchhaltung kommen oft verschiedene Softwareanwendungen und Systeme zur Verwaltung ihrer Finanzdaten zum Einsatz. Die Integration dieser Systeme und die Gewährleistung der Konsistenz der Daten können eine Herausforderung darstellen. Inkonsistente Daten können zu Inkonsistenzen im Monatsabschluss führen und die Analyse und Berichterstattung erschweren.

Darüber hinaus bedarf es einer routinierten Team-Koordination sowie der gründlichen Überprüfung von möglichen fehleranfälligen Prozessen wie der manuellen Erfassung wichtiger Daten.

ACCON-RVS: Buchhaltung auslagern und Herausforderungen meistern

ACCON-RVS ist Ihr zuverlässiger Spezialist rund um Business Process Outsourcing (BPO). Wir blicken auf über 30 Jahre Erfahrung als BPO-Dienstleister zurück. Unsere langjährigen und zufriedenen Kunden verlassen sich gerne auf unsere Experten und profitieren von unseren kosteneffizienten und professionellen Prozessen.

Profitieren Sie von unseren fachlichen Experten, die Sie mir ihrem spezialisierten Fachwissen gerne als externe Buchhaltung unterstützen. Neben langjähriger Erfahrung kennen wir die geltenden Rechnungslegungsstandards und bleiben stets auf dem neuesten Stand der Gesetze und Vorschriften. Dieses Fachwissen ermöglicht es Ihnen, den Monatsabschluss effizient und präzise zu erstellen.

Zwei Menschen geben sich die Hand bei einer erfolgreichen Zusammenarbeit

Überzeugen Sie sich selbst von den folgenden Vorteilen der ACCON-RVS:

  • Ressourceneinsparungen: Die interne Buchhaltung erfordert erhebliche Ressourcen wie Personal, Schulungen, Buchhaltungssoftware und -infrastruktur. Durch die Auslagerung an ACCON können Sie diese Kosten senken und Ihre Ressourcen auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren.
  • Zeitersparnis: Der Monatsabschluss ist ein zeitaufwändiger Prozess, der eine genaue und umfassende Prüfung der Finanzdaten erfordert. Durch die Zusammenarbeit mit uns als externen Buchhaltungsdienstleister können Unternehmen ihre internen Ressourcen entlasten und die Zeit für andere geschäftliche Aktivitäten nutzen. Externe Experten können den Monatsabschluss für die Buchhaltung schneller und effizienter durchführen oder das Finanzteam bei anderen Tätigkeiten unterstützen, beispielsweise in Form des Lohnbuchhaltungs-Outsourcing.
  • Skalierbarkeit und Flexibilität: Die Anforderungen an die Buchhaltung können je nach Unternehmenswachstum und -entwicklung variieren. Als externer Buchhaltungsdienstleister bieten wir die Flexibilität, unsere Dienstleistungen an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen. Gerne stellen wir auch kurzfristig zusätzliche Ressourcen bereit, um Spitzenzeiten oder spezielle Projekte abzudecken. Diese Skalierbarkeit ermöglicht es Unternehmen, ihre Buchhaltungsaufgaben effizient zu steuern und zu verteilen – bei gleichzeitiger Senkung des Personalrisikos.

Darüber hinaus sind unsere Mitarbeiter geschult im Umgang mit einer Vielzahl an verschiedenen Buchhaltungssystemen und -Software. Bestens vorbereitet sind unsere über 100 Mitarbeiter auch sprachlich: Wir unterstützen Unternehmen auf Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch – und das weltweit!

Mit ACCON-RVS erfolgreich zum Monatsabschluss

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